VoIP: come scegliere la più adatta

Secondo l’analisi di mercato realizzata da Fortune Business Insights, la dimensione del mercato globale della Voice Over Internet Protocol (VoIP) è stata valutata 132,47 miliardi di dollari nel 2023, fino ad arrivare a 144,77 miliardi di dollari nel 2024. Entro il 2032 è prevista l’ulteriore crescita della tecnologia, che punta a raggiungere i 326,27 miliardi di USD con un tasso composto annuo di crescita pari al 10,8%. Cifre che sottolineano la progressiva diffusione delle VoIP nel mercato mondiale.  

Grandi aziende e piccoli business sono sempre più propensi a utilizzare una tecnologia che può abbattere anche il 50% dei costi in telecomunicazioni, così da poter investire risorse economiche in altre aree operative aziendali. Anche gli early adopters privati sono particolarmente inclini a scegliere un numero virtuale come alternativa alle tradizionali connessioni telefoniche a rete fissa, grazie anche ai progressi delle applicazioni mobili, dei sistemi cloud based e della crittografia.

  Cos’è una VoIP?  

Prima di analizzare i criteri più importanti per scegliere una VoIP all’altezza delle proprie esigenze lavorative o personali è opportuna una precisazione. In telecomunicazioni e informatica, la Voice Over Internet Protocol indica una tecnologia che abilita una conversazione a distanza, analoga a quella telefonica, attraverso una connessione internet o una qualsiasi rete di telecomunicazione con un protocollo IP. La VoIP è collegata a un numero virtuale che funziona esclusivamente tramite servizi online. 

Ma per saperne di più, ecco un approfondimento sul numero virtuale gratis con tutti i vantaggi della tecnologia VoIP.

  Come scegliere una VoIP?   

Secondo Forbes.com, la scelta consapevole di una buona Voice Over Internet Protocol per finalità lavorative dipende dai seguenti aspetti: caratteristiche tecniche, canali di comunicazione, app dashboard & user experience, integrazioni di terze parti. Eccoli in dettaglio.

 VoIP: caratteristiche tecniche di base  

●         Interactive Voice Response (IVR). Si tratta del sistema telefonico che consente di scegliere tra le opzioni del menù vocale e interagire utilizzando i tasti vocali e numerici.

●         Call queueing. È il servizio che mette in attesa le chiamate in entrata. Gli utenti possono così visualizzare i chiamanti in coda e il tempo medio di attesa.

●         Analytics in tempo reale. Per una visualizzazione istantanea dei principali KPI, tra cui: volume di chiamate e dei messaggi, tempo medio di conversazione e tempi di attesa.

●         Monitoraggio delle chiamate. Il servizio dedicato ai supervisori con una dashboard dell'attività in tempo reale con cui unirsi alle chiamate e supportare l’operatore.

●         Intelligenza artificiale. Alcuni fornitori di VoIP usano l'IA per aiutare gli utenti in vari modi: trascrizione delle chiamate in tempo reale, sintesi delle chiamate e supporto alla redazione dei messaggi in chat.

In generale, i piani premium di un provider hanno maggiori funzionalità rispetto ai piani gratuiti.

  Canali di comunicazione   

Tutte le applicazioni VoIP includono chiamate vocali e SMS. Molti operatori offrono però anche servizi di comunicazione aggiuntivi. Ecco un breve elenco di funzioni da considerare per selezionare una Voice Over Internet Protocol all’altezza.

●         Voice calling. L'aspetto più importante del sistema di telefonia cloud è poter disporre di chiamate illimitate. È opportuno verificare verso quali paesi è attivo il servizio “no limits”.

●         SMS. Anche il servizio che permette l’invio di messaggi dovrebbe essere illimitato.

●         Chat di gruppo. È la funzione utile a generare conversazioni multiple istantanee tipo Slack.

●         Videoconferenze. Organizzare riunioni virtuali con l'app VoIP è un vero vantaggio: alcuni provider consentono videoconferenze con decine di partecipanti, dashboard aggiuntive, report e resoconti elaborati dall’intelligenza artificiale.

●         Live chat. La messaggistica live consente di incorporare un widget nel sito web o nell'app mobile per interagire istantaneamente con i clienti.

●         Social media. L'integrazione con i social media tipo X, Instagram e Facebook permette ai contact center di connettersi ai clienti tramite post e commenti.

  App dashboard & user experience  

Quando si seleziona una VoIP, è importante scegliere un sistema che abbia una dashboard intuitiva. In tal caso può essere utile sfruttare una prova gratuita o un tutorial per verificare il funzionamento dell'app in modalità desktop o mobile. Google Voice, ad esempio, è una tra le più user-friendly per entrambi i device. Tuttavia, altre scelte interessanti includono Zoom, AirCall, Brevo, OpenPhone e Dialpad.

  Integrazione di terze parti   

Uno dei vantaggi chiave dei sistemi VoIP è l'integrazione con altri software. Le VoIP possono sincronizzare dati e funzionalità con alcuni CRM tra cui Salesforce e HubSpot, piattaforme di dati come Gong e applicazioni come Google Workspace e Microsoft Teams. Alcuni provider di VoIP offrono solo un numero limitato di integrazioni, altre ne garantiscono molte di più. RingCentral propone un’ottima suite di integrazioni in base ai costi. Zoom Phone offre utili integrazioni a Salesforce e Google. Discorso analogo per AirCall.  

Per concludere, la scelta di una VoIP all’altezza delle proprie esigenze lavorative o personali dipende dall'equilibrio tra funzionalità, user experience e costi. Interfaccia utente, canali di comunicazione offerti, integrazione con le altre piattaforme e facilità di configurazione della VoIP sono fondamentali per selezionare in maniera consapevole la Voice Over Internet Protocol più adatta alle proprie esigenze.